Conheça 5 ferramentas para organização financeira da sua empresa

É de conhecimento comum que gerenciar o setor financeiro da empresa é essencial para o negócio ter lucro e crescer, isto porque uma empresa financeiramente saudável consegue otimizar seus recursos evitando desperdícios e mantendo o negócio funcionando.

Apesar da sua importância, ainda existem muitos empreendimentos que não se dedicam ao controle financeiro da sua empresa. É o que mostra uma pesquisa recente realizada pelo SEBRAE, indicando que a falta de capital é um dos motivos que levam as empresas a fecharem suas portas.

A organização financeira não é apenas uma obrigação formal, mas uma fonte valiosa de informações para o gerenciamento dos negócios, um fator primordial na tomada de melhores decisões operacionais e estratégicas.

Com o desenvolvimento da tecnologia, vários aspectos da vida foram facilitados, inclusive o financeiro. Há dezenas de aplicativos que tem a função de ajudar os usuários e suas respectivas empresas a desenvolverem e manterem um planejamento financeiro.

• O que é preciso entender antes de planejar a organização financeira de uma empresa?

Embora as ferramentas e softwares focadas na organização financeira tenham suas funcionalidades didáticas, como já citado, tal facilidade deve ser aplicada de modo a somar e contribuir na geração de informações financeiras relevantes durante os momentos de tomada de decisões.

Pensando assim, antes de decidir qual a ferramenta ou software que melhor se adequa a realidade de uma empresa, é fundamental que haja o entendimento de alguns conceitos básicos relativos ao universo financeiro, os quais podem servir de base para medidas futuras.

• Receitas: abrange todos os valores recebidos pela empresa, provenientes da venda de produtos ou serviços, juros recebidos ou até mesmo da venda de um ativo;
• Despesas: aqui entram todos os gastos necessários para a empresa manter suas operações, mas que não estão ligados diretamente à atividade fim do negócio. Nesse grupo entram o aluguel, gastos com marketing e venda, por exemplo;
• Custos: assim como as despesas, também são gastos realizados pela empresa. A diferença é que os custos têm relação direta com a produção ou a aquisição de produtos, ou seja, com a atividade fim da empresa. Se enquadram nessa categoria compra de matéria-prima, de mercadorias para revenda e os salários dos trabalhadores de uma linha de produção, por exemplo;
• Capital de giro: é o recurso disponível para sustentar as operações do dia a dia da empresa;
• Demonstração do resultado do exercício (DRE): é um relatório que lista as receitas, despesas e o resultado líquido de um determinado período;
• Ponto de equilíbrio: é o momento em que as receitas da empresa são iguais às despesas, ou seja, a operação começa a se pagar, mas ainda não há lucro;
• Balanço patrimonial: mostra a situação financeira da empresa, o que inclui os ativos, passivos e o patrimônio líquido.

 

Melhores ferramentas de organização financeira

Para você que está começando o seu negócio e que está procurando alternativas descomplicadas e baratas para prosseguir, selecionamos 5 ferramentas financeiras simples que auxiliam na organização financeira da empresa.

1. QUICKBOOKS ZEROPAPER

O ZeroPaper é um sistema de controle financeiro fácil de usar. Disponível para iOS e Android, com ele é possível ter fluxo de caixa completo, gerar relatórios financeiros de receitas e despesas, gerenciar agenda de clientes, importar informações bancárias, entre outros.

Essa ferramenta possui uma versão gratuita com recursos limitados e alternativas pagas que permitem realizar controle de estoque e orçamentos personalizados. Os recursos avançados estão disponíveis em versões com assinaturas que começam em R$ 29,90 por mês. Os dados inseridos na ferramenta são protegidos com criptografia SSL, a mesma utilizada por bancos.

2. NIBO

O Nibo é um software online que pode ser utilizado tanto por empresas quanto pelos próprios contadores. Com ele, através de uma mesma plataforma é possível criar e gerir boletos, emitir notas fiscais, fazer o fluxo de caixa e conciliação bancária, organizar contas a pagar e receber além de outras funcionalidades.

Para utilização do software é necessário desembolsar um valor mensal, o qual é bastante atraente, ainda mais porque o sistema dispõe de relatórios bem completos que, além de uma visão geral do negócio, permitem deixar a operação financeira e a contabilidade de sua empresa ainda mais ágil e assertiva.

3. CONTAAZUL

O ContaAzul é um sistema de gestão empresarial e financeira online bastante completo e com muitas funcionalidades, mas simples de usar. Ele tem como foco contribuir com o desenvolvimento do empreendedor, integrando não apenas processos financeiros, mas outras atividades, como gestão de vendas e estoques, por exemplo.

Eleito pela Folha de São Paulo como o melhor sistema de gestão para pequenas empresas e com mensalidades a partir de R$ 89,90, com ele é possível centralizar tudo em um único lugar: contas a pagar e a receber, nota fiscal de produto e serviço, boleto de cobrança, fluxo de caixa diário e mensal, integração bancária, integração contábil, conciliação bancária, DRE gerencial, frente de caixa online e muito mais.

4. BLING

Bling ERP é um sistema gerenciador financeiro online para empresas, o qual agrada, principalmente, quem possui e-commerce. Vem com função para fluxo de caixa, organiza pedidos recebidos, faz ajuste de contas bancárias e consegue automaticamente importar dados de uma loja virtual para a plataforma.

Além disso, tem opção para controlar e organizar estoque de produtos, emite nota fiscal, faz controle de caixa ao registrar vendas, oferecendo também opção para cadastro e gerenciamento de clientes.

O Bling é mais um dos gerenciadores financeiros para empresas que integram mais funções do negócio e, por isso, se classifica como um ERP para micro e pequenas empresas.

É importante salientar que essa ferramenta tem uma versão de teste grátis, mas que, dependendo dos objetivos de quem o contrata, possui pacotes com mensalidade a partir de R$ 25,00.

5. PLANILHAS

Para quem não é familiarizado com aplicativos ou prefere métodos mais tradicionais para gerenciar as finanças, pode apostar nas planilhas. A vantagem dessa opção é a possibilidade de criar um documento personalizado, inserindo apenas categorias que você realmente usa.

Para facilitar o controle de gastos, é importante se lembrar de salvar o arquivo na nuvem. Assim, é possivel acessar o documento de onde estiver, mesmo por meio do celular.

Em relação ao quesito segurança, pode ser importante investir em uma senha para acessar o documento. Ou, então, guardar os dados em um local que seja realmente seguro.

• Como escolher qual a melhor opção para você ou o seu negócio?

Depois de apresentar algumas das principais e mais conhecidas ferramentas, é importante entender como fazer a escolha da que mais bem se adequa a realidade da organização. Para isso, é importante ter atenção a algumas condições:

• Análise das principais necessidades da empresa, buscando saber o que é prioritário;
• Analisar se a ferramenta disponibiliza estrutura inteligente para facilitar a organização de maior volume de dados e informações;
• Verificar se o sistema oferece maior rapidez e agilidade nos processos e maior autonomia para os usuários;
• Escolher uma ferramenta que ofereça interface simples, moderna e intuitiva;
• Verificar se a ferramenta oferece integração com outras interfaces, principalmente aquelas implantadas pelos órgãos governamentais;
• Fazer um teste gratuitamente, já que as empresas desenvolvedoras oferecem versão para demonstração por um prazo determinado;
• Analisar se o sistema conta com suporte para atender às necessidades do escritório, podendo atender a qualquer momento.

CONCLUSÃO

Como já foi visto, a gestão financeira é imprescindível para o sucesso da organização. Sendo assim, independentemente da ferramenta escolhida para implementar a organização financeira na sua empresa, é importante que essa prática se torne parte da rotina.

Reserve um tempo hábil para analisar as finanças da sua empresa e saber para onde está indo seu dinheiro. Veja se suas receitas estão superando seus gastos. Caso as despesas estejam altas em determinada categoria do orçamento, busque compensar os gastos em outras áreas.

Fazer um bom planejamento financeiro é outro cuidado importante. Ao saber quanto pode gastar em cada categoria do seu orçamento, é possível evitar armadilhas que podem prejudicar a saúde financeira da organização.

Com a organização financeira na rotina da sua empresa, a realização de novos projetos e o aumento do seu patrimônio líquido ficarão mais próximos do que se imagina.

Agora que você já sabe conhece algumas dicas de ferramentas para melhorar a organização financeira da sua empresa e da sua importância para as tomadas de decisão, analise qual a melhor opção e passe a fazer, cada vez mais, o melhor controle das suas finanças.

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