Contas a Pagar e a Receber: Conheça as suas diferenças

Para se ter uma gestão financeira eficiente na empresa, é importante que o gestor conheça todos os conceitos fundamentais relacionados às contas.

Dentre esses conceitos temos as contas a pagar e a receber, e o controle dessas, é fundamental para manter a saúde financeira do negócio, pois são elas que compõem o fluxo de caixa.

A ausência de controle e conhecimento sobre esses conceitos, pode gerar desperdícios de recursos da empresa, considerando que não terá um controle das dívidas efetivo e a probabilidade de recebimento diminui.

Hoje, neste post você irá entender a diferença entre esses dois grupos de contas, bem como a importância de gerenciá-las para evitar cometer alguns erros comuns, e manter um gerenciamento financeiro eficiente.

O que são contas a pagar?

Contas a pagar podem ser definidas como os compromissos financeiros que a empresa assume com os seus fornecedores e que devem ser liquidados em um determinado tempo, ou também impostos a serem pagos

Não ter o controle desse grupo de contas pode representar um perigo para o futuro da empresa, considerando que perder prazos pode acarretar pagamentos desnecessários de juros e/ou multas.

O que são contas a receber?

É o tipo de conta onde são registradas as entradas que vão compor o caixa da empresa. Esta conta pode ser composta por títulos de crédito, letras de câmbio, promissórias e todos os compromissos feitos com a empresa que devem ser cobrados.

Ter o controle dessa conta auxiliará a empresa a ter noção de quanto ela deve receber em um determinado período, e assim se planejar financeiramente, por isso é interessante ter um cronograma com as contas a receber e a pagar, para não se perder ao longo do tempo.

Qual a importância de controlar as contas a pagar e a receber?

Ao manter um bom controle do fluxo de caixa que abrange ambas as contas a empresa garantirá, por exemplo, que não falte matéria-prima ou outro tipo de insumo por falta de pagamento, e que também ela consiga prever as receitas que tem para receber, para melhor planejar os investimentos e despesas da empresa.

Além disso, a empresa otimiza o uso dos seus recursos financeiros, evitando o pagamento de multas e juros, e conseguirá se organizar para efetuar investimentos futuros.

Quais os principais erros cometidos no controle dessas contas?

Apesar de serem grupos de contas simples, existem alguns erros comuns cometidos pelas empresas ao gerenciá-las. Vamos mencioná-los para que você não os cometa na rotina do negócio.

  • Atraso de pagamentos: Existem algumas razões para esse erro acontecer, como cadastrar a data errada, a equipe responsável acabar esquecendo de efetuar o pagamento, ou até a ausência de dinheiro em caixa. Atrasar pagamentos pode prejudicar a reputação da empresa, e uma boa prática para evitar que isso aconteça é separar e distribuir as contas em partes mensais, preferencialmente no início, no meio e no fim do mês, equilibrando o fluxo de caixa.
  • Falta de gerenciamento das cobranças dos clientes: O grupo de contas a receber deve ser acompanhado com bastante atenção. É interessante que a empresa evite ao máximo receber pagamentos atrasados, para não prejudicar o fluxo de contas a pagar. Hoje já existem empresas que fazem esse trabalho de cobrança de forma especializada, dedicando o tempo a facilitar o recebimento desses recursos.

Como fazer o melhor controle dessas contas?

Agora vamos apresentar boas práticas para que você não perca o controle desses fluxos de contas e garanta uma boa saúde financeira na sua empresa:

  1. Fazer um planejamento do fluxo de caixa

É importante que a empresa faça o orçamento projetado para ter uma noção dos seus resultados operacionais, a periodicidade vai depender da velocidade de movimentação do caixa, que pode ser mensal, trimestral, ou até semanal.

Esse planejamento evitará que a empresa gaste mais do que ela pode gerar de receita, por exemplo, e que opere com um cenário realista das suas contas.

Uma boa prática é separar as contas fixas, de modo que a empresa entenda quais são os gastos essenciais para que o negócio funcione, e se comprometa a priorizá-los.

  1. Criar um sistema de cobrança eficiente

Toda empresa, independente do tamanho, sofre com inadimplência, e a cultura de vendas parcelas agrava esse problema. E quanto maior o fluxo de vendas, maior a dificuldade de acompanhar o número de pagamentos.

Para enfrentar essa situação, é interessante criar um processo de cobrança, apoiado pelo uso de tecnologia por meio de planilha ou ferramentas semelhantes, de modo que uma rotina seja criada para rever as contas a receber a cada semana ou quinzena, e nenhuma data seja perdida.

Outra alternativa é terceirizar o processo para uma empresa especializada, que irá cuidar de toda parte operacional do sistema de cobranças, e o gestor terá o papel de gerenciar esse processo, e pensar mais estrategicamente.

  1. Utilizar a tecnologia ao seu favor

Lidar com números é uma tarefa delicada e muito suscetível a erros, principalmente de cálculo, então à medida que o volume de trabalho aumente, é interessante utilizar ferramentas que auxilie nesse processo de controle de contas. 

Hoje já existem muitas ferramentas com funcionalidades que podem otimizar o tempo e minimizar os erros que ocorrem nos processos. Podemos citar alguns exemplos como:

  • Automatização do envio de recibos: melhora o processo de documentação das vendas;
  • Backup em nuvem: evita perdas de notas fiscais, contratos, e toda documentação que for importante;
  • Gráficos e relatórios: oferece maior clareza da situação financeira do negócio, de forma visual e intuitiva;
  • Lembretes das contas a pagar e a receber: facilita o processo de autocobrança da equipe responsável;
  1. Sempre otimizar os processos

Ter esses processos de monitoramento e controle são essenciais para cuidar da saúde financeira do negócio. Porém, a empresa deve manter uma rotina de melhoria contínua para que eles sejam operados de forma eficiente;

Uma boa prática é documentar os processos, com todas os insumos e informações necessárias para que eles ocorram, e sejam padronizados, de modo que nenhuma tarefa ou atividade deixe de ser feita.

E para finalizar…

O setor financeiro é um dos principais pilares para qualquer empresa e nós acreditamos que o bom funcionamento dele reflete diretamente na qualidade dos resultados do negócio! Agende já um diagnóstico conosco e vamos juntos construir as melhores soluções para você!



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