Como fazer o controle de caixa da sua empresa? + [Planilha de Fluxo de Caixa grátis]

Você sabia que cerca de 50% das empresas fecham nos primeiros 4 anos?

E que grande parte desta mortalidade empresarial se dá pelo fato delas não possuírem um controle de caixa bem feito?

Para o empreendedor possuir uma boa gestão financeira, o primeiro passo é ter um bom controle de caixa.

Ou seja, ter o domínio para acompanhar a movimentação financeira em um determinado período de tempo, no qual entradas e saídas de capital são registradas para verificação e análise.

Mas você ainda não sabe como fazer o controle de caixa efetivo da sua empresa e quer aprender agora e sair daqui colocando em prática?

Continue lendo e veja como!

O que é o controle de caixa?

O controle de caixa é a forma de monitorar e ter controle das entradas e saídas de dinheiro do negócio.

E, só a partir desse controle, que é uma ação básica e indispensável da gestão financeira, é possível contar com uma verdadeira base de dados.

Com o controle financeiro, o dono do negócio tem os subsídios necessários para as tomadas de decisões.

E dentre essas conclusões, as principais serão:

  • Prever, planejar e controlar entradas e saídas em um período determinado;
  • Avaliar se o recebimento por vendas será suficiente para cobrir gastos assumidos e previstos;
  • Antecipar decisões quanto à falta ou à sobra de dinheiro;
  • Descobrir se a empresa está trabalhando com aperto ou folga financeira;
  • Ter subsídios para ajustar o preço de venda para cima ou para baixo;
  • Verificar a possibilidade de realizar promoções e liquidações;
  • Confirmar se os recursos financeiros próprios serão suficientes para tocar o negócio ou se há necessidade de buscar dinheiro extra.

Aprenda mais um pouco sobre o que é o controle de caixa no vídeo abaixo feito pelo Sebrae Minas

Qual a importância do controle caixa para a empresa?

Como vimos, o fluxo é muito importante para demonstrar se você está tendo lucro ou prejuízo.

Então vamos ver um exemplo muito comum no cotidiano de todo empresário e entender como essa ferramenta pode ajudar o empreendedor, na prática.

Exemplo de uso do controle de caixa

Um empreendedor decide fazer uma promoção para atrair mais clientes e para isso acabou abaixando o valor dos seus produtos.

A boa notícia é que ele vendeu 25% a mais do que nos períodos anteriores, tendo de receita um total de 35 mil.

Infelizmente, o que o empreendedor não previa era que a promoção fosse aumentar suas despesas com divulgação, comissão e custos de forma tão considerável, somando um montante de 33 mil reais.

Sendo assim, através de um controle de caixa, o empresário,  que estava animado com as receitas, percebeu que seu lucro não foi tão significativo assim.

Apesar de o controle de caixa ter trazido uma notícia ruim para o empreendedor, podemos concluir que foi a partir dessa ferramenta que o empresário percebeu que deve seguir outros caminhos para obter maior lucro.

Por isso ela se torna indispensável para todo e qualquer empreendedor que deseja ter um negócio sustentável.

Como fazer o controle de caixa na sua empresa: passo a passo

1. Tenha uma ferramenta financeira para o controle de caixa

O primeiro passo para ter um bom controle de caixa é possuir uma ferramenta financeira, que pode ser uma planilha ou um software.

E sabendo dessa necessidade, já construímos uma planilha completa para você poder usar no controle de caixa da sua empresa.

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2. Crie o centro de custos do seu negócio

O segundo passo é entender o seu negócio, saber quais são seus custos e suas despesas para que você possa criar seu centro de custos.

E, para isso, você precisa entender o que são custos e despesas.

Custos

Os seus custos estão 100% ligados à sua produção ou prestação de serviço, portanto variam de acordo com a quantidade produzida.

Como:

  • Matéria-prima;
  • embalagens;
  • insumos de produção;
  • mão-de-obra de produção e/ou de execução dos serviços;
  • mercadorias adquiridas para revenda.

Despesas

Já as despesas são valores gastos relacionados com a estrutura de administração da empresa.

Como por exemplo:

  • Aluguel;
  • água;
  • luz;
  • telefone;
  • salários administrativos;
  • manutenção;
  • contador;
  • pró-labore;
  • despesas financeiras.

Após elencar quais são as suas futuras despesas e custos, é importante validar o que você fez, seja com um contador ou com outro especialista na área financeira e com empresas do mesmo ramo e segmento que a sua.

Uma ótima dica é elaborar um plano de contas, que é uma maneira eficiente de agrupar despesas e receitas, para uma melhor análise de partes do negócio.

exemplo de plano de contas
Exemplo de plano de contas por Treasy

Mas, a criação de um plano de contas vai depender diretamente do tamanho e das conveniências da empresa.

E para melhor controlar a entrada e a saída de dinheiro, mesmo sendo uma pequena empresa, é conveniente separá-la em vários centros de custos.

No mínimo, uma empresa deve ter 3 centros de custos, que podem ser, como sugestão essas:

  1. Administração
  2. Vendas e publicidade ou consultoria
  3. Divulgação e produção

Mas o importante é dividir a empresa em áreas determinadas, o importante é saber com o que está sendo gasto o dinheiro e a que área corresponde esse gasto.

Haverá, portanto, despesas referentes a somente um centro de custos (por exemplo, publicidade) ou despesas que tenham sido feitas por mais de um centro de custos (consultoria e produção, por exemplo).

Se as despesas relacionam-se a mais de um centro de custo, o ideal é que sejam divididas entre eles.

Você também deve preencher as suas Contas de Receita de acordo com cada grupo de receita existente.

3. Faça o registro das despesas e receitas da empresa

O terceiro passo para ter um controle de caixa eficaz é registrar todas as receitas e despesas que acontecem na sua empresa.

Para isso, você deve entender qual a movimentação financeira da sua empresa e assim fazer com que exista a necessidade de alimentar esse fluxo de caixa.

E dependendo do negócio, é preciso alimentar o controle de caixa diariamente, já em outros casos semanalmente já é suficiente.

Por fim, quando for fazer um lançamento é preciso colocar a:

  • Data da receita ou despesa
  • Categoria
  • Qual o plano de contas
  • Qual é a receita ou despesa
  • Valor referente a ela
  • Status.

4. Faça análises financeiras e tire conclusões

O quarto passo é fazer análises financeiras com seu fluxo de caixa, tendo em vista que, sozinho, o controle de caixa não fornece respostas conclusivas.

Destacamos que ele é apenas um instrumento que ajuda as empresas a definirem o planejamento com dados mais precisos.

Então, para ter uma visão mais completa, alguns tipos de análise que devem ser feitas são:

Análise de liquidez

Significa entender o comportamento de entradas e saídas de caixa ao longo do mês.

É a partir dessa análise que você poderá saber se existe uma necessidade de dinheiro no caixa para os próximos dias.

Passo 1

Faça uma análise de liquidez é já ter uma planilha onde você atualiza as entradas e saídas de dinheiro.

Passo 2

Analise e entenda qual o comportamento das entradas e saídas ao longo do mês.

Isto é, se o saldo fica negativo ou positivo e qual o motivo deste resultado.

Passo 3

Por fim, o terceiro passo é tomar decisões acerca da sua análise.

Se o seu saldo está negativo em determinada época do mês, é preciso analisar quais são as suas opções para conseguir ter sempre um caixa positivo.

Isto é, analisar se vai ser preciso recorrer a formas de empréstimos a curto prazo ou ainda tentar redefinir prazos pagamentos para colaboradores e fornecedores.

Mas, se seu saldo estiver sempre positivo, uma boa prática e plano de ação para melhorar seu resultado é saber quais são os fornecedores que você conseguirá desconto por pagar antes do prazo e assim aumentar sua receita.

Exemplo de aplicação da Análise de liquidez

Uma empresa realiza todos os seus pagamentos no dia 5. No entanto, seu único cliente faz o pagamento no dia 15 do mesmo mês.

Assim, a empresa passa 10 dias utilizando de empréstimos de curto prazo, com altas taxas de juros e termina o mês com saldo negativo.

A solução para o caso é que empreendedor é negociar com seus fornecedores e colaboradores para realizar o pagamento apenas depois do dia 15.

Dessa forma, ele ficaria com saldo positivo durante todo o mês, diminuindo inclusive suas despesas financeiras.

Análise Estratégica

Já a análise estratégica é feita com base nos saldos de caixa da empresa e na análise de liquidez.

O objetivo sempre é identificar onde o empreendedor perde mais dinheiro e como diminuir essa perda.

Para fazer essa análise o empreendedor deve ficar atento ao:

Contas à Receber

Saber qual a quantidade de dinheiro deve receber, quanto vai ser pago à vista e quanto vai ser pago à prazo, se existirá inadimplência no período dos clientes, entre outros.

Contas à  Pagar

É preciso adiar os pagamentos tanto quanto possível, sem perder o prazo de pagamento e se comprometendo a pagar juros.

Por isso é inteligente negociar com empresas que fornecem o prazo de pagamentos maiores e não fazer pagamentos antecipados sem receber o benefício apropriado.

Estoque

O objetivo é fazer o estoque girar o mais rápido possível, sendo assim é preciso realizar compras sensatas, liquidar mercadorias obsoletas e de baixa movimentação e procurar formas de pagamentos estendidos para a compra de matéria-prima e materiais.

Folha de Pagamento

É importante manter o salário dos funcionários em dia, sem melhorar sua posição de caixa as custas dos seus funcionários.

Por isso é importante ficar atento a data de pagamento estipulada, considerar os benefícios e incentivos, e melhores momentos para promoções e contratações.

Ficando atento a essas principais despesas e gastos o empresário teria mais condições de poupar e fazer futuras aquisições, seja para comprar novas máquinas ou abrir uma nova filial.

Conclusão

Segundo a Endeavor, 60% das empresas que fecham são lucrativas, mas por não ter uma boa gestão financeira acabam entrando em falência.

Sendo assim o controle de caixa é uma ferramenta indispensável para o empreendedor conseguir alavancar seus resultados e se precaver de possíveis problemas que possam acontecer.

Por isso nós, da FCAP JR. Consultoria, elaboramos uma planilha de fluxo de caixa, que aborda um passo a passo que deve ser seguido para criar um controle efetivo das entradas e saídas de caixa.

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