Como Obter uma Gestão de Estoque de Qualidade

O que você sabe sobre administração de materiais? Conhece os benefícios que uma boa gestão de estoque pode trazer? Se você deseja aprender mais sobre o assunto e seus benefícios, esse material vai te ajudar.

Para adentrar em como fazer uma gestão de estoque mais efetiva, alguns conhecimentos precisam ser  apresentados anteriormente. Ao ler esse texto, você será capaz de entender melhor o impacto de comprar a quantidade correta de produtos no seu negócio. Também será abordado a importância de priorizar certos produtos, como priorizá-los e como analisar os níveis de estoque. Dito isso, vamos à leitura.

Definir os tipos de compras é importante para que seja possível diferenciá-las e para demonstrar a importância de se comprar corretamente. Podemos definir quatro tipos de compra de material. São eles:

• Emergência: feita às pressas, acaba sendo mais cara que uma transação tradicional. Não é ideal, uma vez que só ocorre devido a um planejamento de compras deficiente. Como, por exemplo a picanha de uma churrascaria for mais consumida do que o esperado durante a semana e acabar antes da sexta, a churrascaria vai ter que acionar uma compra de emergência para suprir a demanda que virá.
• Especulativa: Como o nome sugere, o comprador aposta em altas ou baixas nos preços. Por ser uma “aposta”, os riscos inerentes também persistem. Por exemplo, supermercados compram frutas antecipadamente visando a época de colheita das suas respectivas safras.
• Contratada: É aquela que prevê um contrato antecipado para adquirir determinados materiais em épocas específicas. Os supermercados fazem a gestão de estoque dos ovos de páscoa através desse método.
• Antecipada: De acordo com um planejamento pré-estabelecido, ela é feita para suprir uma rigorosa previsão de vendas. Levando em consideração a previsão do aumento de vendas de peru no final do ano, o supermercado encomenda com antecedência, a quantidade que suprirá suas previsões.

Como devo comprar?

Uma vez definidos os métodos de compra, passamos para um próximo estágio da Gestão de Estoque: o  quanto deverá ser comprado. O LEC (Lote Econômico de Compra) define o quanto de um material deve ser comprado levando em consideração o preço médio, o consumo do material em quantidade de tempo pré-estabelecida, o custo de emitir um pedido e o custo de mantê-lo em estoque.

O LEC pode ser definido através de alguns métodos específicos:

• Método prático: Utilizando preferencialmente uma tabela, com todos os custos expostos, se calcula-se o lote econômico de compra ideal através de testes com quantidades pré-determinadas. Também é levado em consideração a redução do preço médio por unidade do material, que tende a diminuir conforme o volume. Os testes podem variar desde quanto é consumido em uma quinzena até quanto é consumido no ano inteiro.
• Método analítico: Consiste em um cálculo que se faz através de uma fórmula já pronta. Essa fórmula leva em consideração a demanda atual pelo material, o estoque médio, a taxa de armazenamento, o ponto de pedido e o preço médio unitário. Esse método permite que seja calculado com precisão a quantidade de deve ser comprada de acordo com a situação atual do estoque. Caso queira saber um pouco mais sobre o assunto, clique aqui.
• Métodos empíricos: Parte muito da experiência do gestor. Segue um padrão em que o gestor, possuindo conhecimento ou uma ideia do consumo médio, multiplica esse valor pelo intervalo de ressuprimento. Em outras palavras, o gestor consegue um valor aproximado do que deve ser comprado, mas por outro lado, as primeiras compras tendem a ter resultados negativos.
• MRP (Materials Requirement Planning): A quantidade comprada depende das necessidades por materiais específicos. Acontece quando definimos quanto queremos produzir e analisamos quanto de material devemos comprar para efetuar a sua produção. Se tivermos 200 unidades em estoque e forem necessários 1000 unidades, compramos 800 unidades.

Quanto devo comprar?

Antes de nos aprofundarmos um pouco mais sobre o LEC, precisamos explicar alguns conceitos que serão utilizados, por exemplo, como estoque mínimo, estoque máximo e consumo médio.

• O estoque mínimo é uma quantidade de material reservada com o intuito de cobrir a as necessidades da produção em casos de eventual atraso nas entregas.
• O estoque máximo, como o nome sugere, é a quantidade de material máxima que o estoque deve ter.
• O consumo médio define o quanto é gasto de um material em um determinado período de tempo. Geralmente, se utiliza um mês, mas não é obrigatório.

O Lote econômico de compras deve contemplar o tempo de reposição do material requerido, ou seja, o tempo que o fornecedor leva para efetuar a entrega do material. Em uma situação hipotética e ideal, onde não existiriam atrasos de entrega por parte dos fornecedores, o estoque deveria consistir em estoque mínimo e o consumo médio, atingindo assim, o nível de estoque máximo. 

A otimização desses fatores é de suma importância, visto que eles afetam diretamente a rentabilidade das empresas ao resultarem em um capital de giro maior e mais previsível. Além disso, também deve-se levar em consideração o espaço físico disponível. Quanto maior forem os lotes comprados, maior será o espaço que deverá ser alocado para recepcionar o material adquirido.

Ao otimizar a periodicidade e os tamanhos dos lotes, é possível também reduzir o espaço físico alocado para o estoque. Menos custos, mais eficiência e praticidade.

Classificação de produtos do estoque

Não é incomum que empresas tenham diversos produtos que devam ser gerenciados. Por isso, devemos dar prioridade à produtos de validade curta além de definir, por meio de uma análise de representatividade do faturamento, quais produtos são os mais importantes. 

Curva ABC

A curva ABC é um método de classificação que é baseado no Diagrama de Pareto. Segundo o economista, Vilfredo Pareto, 80% das riquezas produzidas ficam nas mãos de 20% da população. O diagrama de Pareto pode ser aplicado em diversas situações e fornece múltiplas interpretações, como a de Joseph Moses Juran. Sua interpretação diz que 80% dos problemas vem de 20% das causas. Juran, desenvolveu a curva ABC para atribuir às situações, seu grau de importância e definir prioridades. Esse conceito de classificação também pode ser aplicado na gestão de estoque, de modo que definiremos os produtos da seguinte maneira:

• Produtos “Classe A”: São definidos assim de 10% a 20% dos principais materiais que representam a maior quantia do valor vendido, representando cerca de 70% a 80% do valor total.
• Produtos “Classe B”: Constituem de 20% a 30% dos principais materiais após os produtos definidos como “Classe A” e que representam de 15% a 20% do valor total.
• Produtos “Classe C”: Representam apenas 5% do valor total vendido e são responsáveis por 60 a 70% dos produtos em estoque.

Classificando de acordo com a criticidade e curva ABC

Após classificarmos os produtos por classes, ainda se faz necessário definir quais produtos “Classe C” são imprescindíveis para o funcionamento da empresa. Essa classificação pode ser feita definindo a criticidade do produtos. A classificação por criticidade define os produtos em: “Z”, “Y” e “X”.

Irão existir produtos em estoque que talvez nem sejam comercializados pela empresa mas são vitais para seu funcionamento. Para visualizar, imagine uma fábrica que produza estruturas de aço para construção civil. Devido às dimensões da fábrica, só existe uma linha de produção. O maquinário comprado é alemão e as peças demoram duas semanas para chegar se um pedido de urgência for emitido. Caso essas peças quebrem e não existam outras em estoque, a produção ficará parada por duas semanas. Portanto, possui essa peça “reserva” é importantíssimo para que se possa ter uma Gestão de Estoque bem estruturada. A esse tipo de produto damos a classificação de “Material Z”.

Materiais “Y” seriam produtos menos críticos. São importantes, mas não chegam a parar a produção da empresa. Esse materiais têm como principal característica serem intercambiáveis, ou seja, podem substituir tanto os produtos “Z” como os “X”, caso não estejam em estoque.

Materiais “X”, são produtos menos importantes, que não fazem muita diferença se estiverem ou não no estoque.

A classificação por criticidade é diferente da curva ABC. As duas classificações podem ser usadas em conjunto ou separadamente. Afinal, esses conceitos são básicos e, portanto, podem e devem ser aprofundados de acordo com as necessidades e portes das empresas que pretendem aplicá-lo.

Conclusão

É inegável que a gestão do estoque é trabalhosa e que a sua fiscalização é crítica. Além disso, a perda de competitividade, o capital de giro volátil e o espaço físico limitado são bons motivos para começar a prestar atenção e desprender tempo para a organização do estoque e, consequentemente, deixar de perder dinheiro.

Em caso de qualquer dúvida sobre o tema, não hesite em falar conosco! Nossos consultores estarão a sua disposição!