Uma área comercial pouco efetiva e estruturada pode ser justamente o motivo do insucesso ou de uma perda grande de lucros de uma empresa. Contudo, esse problema pode ser facilmente resolvido com um bom Mapeamento de Processos.

Nessa perspectiva, a Moura Tacógrafos, empresa com mais de 20 anos no mercado, possuía um grande gargalo em sua área comercial e, como consequência, isso acabava afetando as demais áreas da empresa.

O problema é que suas práticas eram muito antiquadas e, as principais reclamações dos clientes eram a demora na hora de atender e a burocracia que abrangia todos os processos na hora do mesmo. Além disso, o atendimento inicial ficava focado somente em um funcionário, visto que ele possuía mais experiência e ficava no controle de uma única planilha com informações de todos os clientes, o que acabava atrasando todo o processo.

Após uma análise do contexto geral da empresa, a FCAP JR. Consultoria, juntamente com o cliente, concluiu que um Mapeamento de Processos e um Plano de Vendas seriam a melhor opção de acordo com os problemas apresentados.

Durante a execução do projeto, os consultores imergiram na realidade da organização objetivando mapear todos os processos da empresa para a partir daí obterem insights de como realizar o plano de vendas. Entretanto, quando o mapeamento começou, perceberam que o problema era muito maior do que haviam imaginado.

A área comercial abrangia toda a empresa e o software que eles utilizavam para integrar informações era bastante antigo e prejudicava bastante no compartilhamento das mesmas. Entretanto, este não poderia ser trocado.

Depois de todos os processos serem mapeados como eles ocorriam na época (modelo As Is) e, posteriormente, terem sido otimizados (modelo To Be), reduziu-se uma quantidade significativa de tempo e alguns gargalos existentes. Como complemento, um dos consultores surgiu com a ideia de melhorar a planilha e compartilhar ela online através de uma ferramenta do Google, tornando os processos de atendimento ainda mais rápidos.

Após a execução do mapeamento e a otimização de todo o fluxo de trabalho, todos na empresa – desde o dono aos cargos mais baixos – sabem quem está sendo atendido e quanto tempo está durando o atendimento. Ademais, o peso de trabalho que o funcionário mais experiente tinha foi dividido, pois os outros começaram a atender na mesma proporção que ele, por passarem a ter acesso imediato à planilha, sem necessitar de permissão.

A otimização do fluxo de trabalho e a inserção de novas ferramentas conseguiu não só aprimorar os processos do atendimento, como tambémtrouxe a principal mudança, de melhorar e tornar o atendimento mais rápido, o que faz a maior diferença na empresa hoje em dia.

Com os processos todos mapeados e de fácil visualização ficou muito mais fácil dos funcionários seguirem o fluxo de trabalho ideal, reduzindo gargalos, desperdício de tempo e dinheiro gastos em processos não otimizados. Por último, houve ainda um treinamento de vendas com todos os colaboradores da área de Vendas para ajudar ainda mais na melhoria no atendimento.