Plano de Contas Referencial: saiba como montar um e controlar seus custos

Toda empresa possui obrigações contábeis ao longo do exercício, e há algum tempo estas eram feitas através de muito papelório e burocracia.

A inovação da tecnologia fez com que muitos processos pudessem ser otimizados, e essas obrigações pudessem ser migradas para meios digitais.

Entre elas, podemos citar a realização da Escrituração Contábil Fiscal ou ECF, que necessita na utilização de um plano de contas referencial.

Essa plano é muito importante para padronizar as informações dos saldos contábeis de acordo com o formado determinado pela receita federal, minimizando o risco de incongruências.

Hoje, neste post, iremos esclarecer as principais dúvidas sobre o conceito, e como elaborar um plano de contas referencial, e assim, controlar seus custos.

O que é um plano de contas referencial?

O plano de contas referencial serve como base para elaborar o plano contábil, e é um compromisso que faz parte da Escrituração Contábil Fiscal (ECF) que é o processo de escrituração digital da Receita Federal, também conhecido como EFD.

As empresas que estão livres dessa obrigação são:

• Optantes pelo simples nacional;
• Órgãos, autarquias e fundações públicas;
• Empresas inativas;
• Entidades isentas ou imunes;
• Partidos políticos;
• Entidades fechadas de previdência complementar;
• Associação de poupanças e empréstimos.

Essa organização tem por finalidade estabelecer uma relação de transposição entre as contas analíticas, no plano de contas de uma pessoa jurídica, e um plano de contas padrão, ou seja, referencial.

O formato dessa plano é padronizado, ou seja, até os lançamentos contábeis mais comuns, são feitos seguindo os parâmetros das normas da contabilidade vigentes.

Essa padronização também envolve a elaboração de outros demonstrativos de resultado como o Demonstrativo de Resultado do Exercício – DRE.

Além disso, é fundamental que seja elaborado considerando as particularidades tanto das normas como das características da empresa (ramo de atuação, tamanho, atividades que executa, etc.).

A importância de um plano de contas referencial

É importante ter um plano de contas bem feito para evitar distorções entre balanço patrimonial e DRE, por exemplo, levando a empresa a correr riscos perante a fiscalização.

Além disso, podemos citar outras razões que ressaltam a importância da elaboração de um plano de contas:

• Permite que a empresa adéque suas contas às exigências relativas ao imposto de renda;
• Prover informações fidedignas que embasem a tomada de decisão dos gestores, em questões contábeis ou estratégicas;
• Fundamentar a elaboração do orçamento empresarial, permitindo o estabelecimento de metas, acompanhamento e comparação de resultados;
• Atender a interesses internos e externos à organização, deixando-a mais organizada e atendendo às suas obrigações jurídicas e contábeis.
• Permite que as contas do plano contábil sejam adequadamente interpretadas na Escrituração Contábil Digital (ECD), evitando multas.

Como elaborar um plano de contas referencial?

Elaborar um plano de contas é essencial para o desenvolvimento e cumprimento das ordens de um negócio. Abaixo segue duas dicas fáceis que podem te ajudar neste processo.

Extrair o modelo do plano de contas

Primeiramente, é preciso lembrar que existe um modelo de plano diferente para cada regime tributário, então o primeiro passo é partir do modelo padrão da receita, e se atentar as atualizações, pois geralmente são feitas algumas mudanças de um ano para o outro.

O modelo extraído vem no formato CVN, com extensão “.cve”, que é aceito pela maioria dos sistemas de gestão contábil.

Mapear suas contas

A empresas que são obrigadas a entregar a ECD, necessitam mapear as suas contas de acordo com o plano referencial disposto pela receita federal, como já explicado no passo anterior.

Para isso é necessário exportar o PCF do exercício anterior, e utilizar a sua estrutura como base para copiar os dados do novo modelo no próprio Excel, ou qualquer outro programa de planilhas.

Mesmo que devido à utilização no Excel, o arquivo seja atualizado para a extensão “.csv”, é possível converter manualmente para a extensão “.cve”, e importar o plano de contas para o sistema de gestão utilizado na empresa.

No mapeamento das contas do plano contábil para o referencial, será demonstrado no Bloco J da Escrituração Contábil Fiscal (ECF), e os registros podem ser categorizados em:

• Digitados;
• Importados;
• Replicados do bloco E;
• Recuperados do ECF anterior.

Vale ressaltar que o mapeamento das contas referenciais é feito apenas com as contas de natureza analítica, que são aquelas que representam elementos patrimoniais com maior nível de detalhamento. As sintéticas, que são aquelas cujo saldo é calculado através da soma de duas ou mais contas analíticas não são mapeadas.

Quais os prazos para elaborar o plano de contas referencial?

Os prazos de entrega da ECF, são definidos de acordo com o artigo 3.º da IN RFB 1.422/13, e é extremamente importante atentar-se a ele para evitar futuros prejuízos. São eles:

• Em caso de cisão, seja total ou parcial, fusão, incorporação ou extinção da empresa, deve ser feito até o 3.º mês após o evento;
• Todo ano, até o último dia do mês de julho do ano seguinte ao de referência (Exemplo: fazer o plano de contas de 2019 até o último dia do mês de julho de 2020);
• Em caso de reestruturação societária ocorrendo entre janeiro e abril, o prazo para elaboração será até o último dia de julho do mesmo ano.

Independente do prazo, o horário limite para elaboração do plano de contas referencial encerra exatamente às 23h59m59s do último dia, e deve se assinada digitalmente através de um certificado digital padrão ICP-Brasil, para garantir toda segurança e validade jurídica necessária para o documento. 

O que acontece se a empresa não fizer o plano de contas?

Caso a empresa atrase a entrega, preencha inadequadamente ou omita informações dos seus demonstrativos, serão geradas multas, e o valor destas vai depender do regime tributário da empresa:

• Aquelas que apuram o imposto de renda pelo lucro real, serão penalizadas de acordo com o artigo 8.º – A do Decreto-Lei 1.598;
• Aquelas que apuram o imposto de renda por outro regime, serão penalizadas de acordo com o MP 2.158-35, e possui o valor mínimo de R$ 500,00

Esse processo é extremamente importante para garantir a qualidade dos processos contábeis da sua empresa, e evitar penalidades desnecessárias.

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