Redução de Gastos para Pequenas Empresas

“Reduzir gastos ou aumentar receitas”

Esses são os dois objetivos finais de qualquer empresa. Todos os esforços que fogem da operação diária de uma organização, desde a contratação de uma consultoria até a aquisição de um maquinário mais moderno, buscam atingir os dois objetivos citados anteriormente, seja de forma direta ou indireta.

A escolha entre focar em reduzir gastos e aumentar receitas varia de acordo com inúmeros fatores, como: a maturidade dos processos internos da empresa, estratégia a longo prazo, setor e mercado específico e outros. Porém, mesmo com tantas variáveis, o Cenário Econômico é um dos fatores de maior poder de influência.

Em meados de 2010, com o aquecimento do mercado brasileiro, o investimento das empresas se baseava quase que totalitariamente em bens e serviços que as fossem gerar receita, isto é, campanhas publicitárias, desenvolvimento de novos produtos, compra de ações, títulos e imóveis.

Já a partir de 2015, todo o entusiasmo com o cenário econômico brasileiro acabou. Várias das empresas que obtiveram um crescimento alto no passado começaram a ver seus resultados decaírem a cada mês ou fecharam as portas. Diante disso, o foco das empresas que antes era de Aumentar receitas, passou a ser Reduzir gastos.

Atualmente, estamos passando por uma recuperação econômica, mas que ainda ocorre de muito lentamente, o que só solidifica o porquê de buscar a Redução de Gastos.

Nessa perspectiva, preparamos um Guia Completo da Redução de Gastos para Pequenas  Empresas em 4 passos simples:

Passo 1: Analise e entenda seus gastos

O primeiro passo para reduzir gastos de forma significativa e sustentável é buscar entender as contas da sua empresa. Entender não é somente ter conhecimento acerca das origens dos gastos, mas sim compreender com lucidez as suas especificidades.

Nesse ponto, é possível atuar com base em dois diferentes âmbitos: A Análise Interna e Análise Externa.

Análise Interna

A análise Interna busca o entendimento da realidade empresarial a partir de insumos gerados internamente.

É importante começar com um levantamento de informações relevantes que podem ser encontradas em documentos e ferramentas já existentes, tais como: Fluxo de Caixa, Balanço Patrimonial, DREs, Contas a Pagar, Contas a Receber, Estoque, folha de pagamentos e outros.

São diversas fontes de informações que podem gerar vários insights diferentes, portanto, é preciso ter um método claro de filtragem dessas informações. Na maioria dos casos, uma planilha bem estruturada consegue comportar bem as análises.

Outro método de análise é procurar informações a partir dos “donos dos gastos”, ou seja, os gerentes e funcionários da sua empresa que em alguns dos seus processos, precisam desembolsar algum recurso. A partir de entrevistas e análises dos processos de cada um, é possível saber se há alguma possibilidade de renegociação com os fornecedores e se há métodos alternativos para reduzir os gastos.

No nosso guia sobre Análise Financeira tratamos com detalhes sobre como é possível tomar decisões assertivas em três passos simples, é só clicar aqui e conferir!

Análise Externa  

Outro viés importante do entendimento dos gastos da sua empresa, é a obtenção de referenciais práticos.

Vamos supor que a Empresa Azul tenha um gasto de 10% com despesas administrativas e que esse gasto se manteve constante nos últimos três anos. Nesse caso, a empresa possui um nível alto ou baixo de despesas administrativas? Será que ainda existem oportunidades de redução?

Tudo isso depende do referencial a ser utilizado.

Esse referencial pode ser sua concorrente direta, uma empresa similar em outro estado ou uma empresa de outro setor mas com o porte igual, o importante é criar referenciais comparativos para se espelhar.

Existem várias práticas eficientes para obter informações do campo externo como o Cliente Oculto, Benchmark e outras. Para saber mais sobre como fazer uma Análise de Concorrência efetiva, é só acessar o nosso Blog Post sobre o assunto clicando aqui!  

Passo 2: Faça Planos de Ação para a Redução de Gastos

Após efetuar as análises com viés interno e externo, você deve ter identificado várias possibilidades de redução na empresa, certo?

Por mais que o processo de Reduzir os Gastos seja um esforço conjunto da organização, é de suma importância que haja a responsabilização pelas principais fontes de redução, facilitando a cobrança e acompanhamento de resultados.

Um bom método de elaborar Planos de Ação efetivos é o 5W2H, que funciona de tal maneira:

Os 5W:

What (o que será feito?) > objetivo, meta

• Why (por que será feito?) > motivo, benefício
• Where (onde será feito?) > local, departamento
• When (quando será feito?) > prazo/data, cronograma
• Who (por quem será feito?) > responsável (eis) , equipe

Os 2H:

• How (como será feito?) > atividades, processo
• How much (quanto vai custar) > custo ou quantidade

As sete perguntas acima são o principal guia do “projeto” de redução de gastos, e é a partir delas que o acompanhamento será feito e será possível determinar metas no processo, que é o nosso próximo passo.

Para saber mais sobre como utilizar a ferramenta 5W2H, basta baixar o manual elaborado pela Endeavor clicando aqui!

Passo 3: estipule e acompanhe as metas

A partir da elaboração dos Planos de Ação, é necessário estipular metas específicas para cada frente de atuação por dois principais motivos:

Sem metas os esforços ficam muito “soltos” e por vezes podem não serem considerados como prioridade.

1. Metas dão a possibilidade de premiar de acordo com a performance.
2. Sem metas os esforços ficam muito “soltos” e por vezes podem não serem considerados como prioridade.

Um método prático e efetivo para definir as metas é o padrão SMART:

• eSpecífica: Que seja exclusiva, especial, particular.
• Mensurável: Que se possa medir, dimensionar, quantificar.
• Atingível: Que seja possível, alcançável, realizável.
• Relevante: Que seja importante, que mereça atenção.
• Temporal: Que tenha prazo definido, que tenha data.

O estímulo para reduzir os gastos se faz fundamental e mais efetivo quando há metas bem estipuladas.

O método “Gamification” é muito indicado na maioria dos casos. Esse método consiste em transformar um objetivo comum em um jogo, no qual os participantes devem seguir regras e serem recompensados de acordo com os resultados obtidos.

Várias empresas utilizam esse método como forma de interação e gestão de resultados. Um ponto de atenção quanto a ele é que é de suma importância analisar a fundo a aplicabilidade do método em relação aos aspectos culturais de cada empresa, para que assim, não haja uma incompatibilidade entre eles.

Passo 4: Implemente uma cultura de redução de gastos

Sobre a implementação da cultura de redução, a Bain & Company, uma das maiores consultorias  em estratégia do mundo, diz:

“o objetivo é criar uma organização e uma cultura em que todos entendam a importância da manutenção de custos baixos e procurem por maneiras de reduzi-los em todos os setores”.

De maneira geral, essa cultura traduz-se num compromisso constante de todos os colaboradores em descobrir as melhores formas de fazer qualquer trabalho, gastando menos insumos.

Os colaboradores devem entender os porquês dessa mudança, e é de suma importância que todos estejam motivados para as essas mudanças, visto que o fator humano é um dos maiores impeditivos para o sucesso de mudanças na cultura.

Durante todo o processo de implementação os funcionários precisam saber as formas de avaliação do processo, as metas, status de andamento e devem, obrigatoriamente, ser os protagonistas da redução.

É importante que se identifiquem as ações menos complexas que possam ser implementadas de imediato, implementá-las, comunicar a toda a empresa o que foi feito e celebrar as conquistas alcançadas. Assim, a implementação será melhor aceita nos estágios iniciais.

Existem vários métodos para tornar sustentável a cultura de redução de gastos, o mais pertinente e aplicável é o 8s.

O 8s é uma ferramenta que proporciona mudanças nos hábitos e comportamentos através de seus treinamentos. No qual, seu surgimento teve como objetivo complementar o 5s Japonês, adaptando-se à realidade dos brasileiros.

Seu conceito é simples, porém sua implementação requer interesse e responsáveis. Sua sequência de sensos demonstra uma lógica e sua implementação será mais efetiva se feita em ordem, pois um senso complementa o outro, afim de gerar bons resultados. São os 8 sensos:

Senso de determinação e união: Expressa a participação determinada dos gestores e a união de todos os colaboradores.

Senso de Treinamento: Visa treinar todos os colaboradores em um processo contínuo, para que possam executar suas atividades cada vez melhor.

Senso de Utilização: Significa utilizar os materiais com bom senso e equilíbrio a partir da definição de prioridades e métodos. São alguns dos benefícios: Otimização do espaço de trabalho, otimização no controle de estoques, melhor controle de despesas, diminuição dos custos  preparação para os demais sensos.

Senso da Ordenação: Como o nome já diz, busca prover uma maior organização utilizando padrões para dispor as ferramentas e materiais de maneira lógica. São benefícios da implementação desse senso: Otimização do tempo de duração dos processos e facilidade na localização dos materiais.

Senso de Limpeza: Este senso busca eliminar a sujeira de maneira geral, deixando o ambiente saudável e harmônico. Esse senso pode ir além do âmbito físico, abraçando também o ambiente interpessoal.

Senso do bem estar: Este é o senso resultante da implementação dos 5 sensos anteriores, pois ao implantá-los o bem estar dos colaboradores irá surgir naturalmente.

Senso da Autodisciplina: É quando acontece o respeito a tudo, seja entre colaboradores, ou entre as normas, não tendo que obedecer por obedecer mas sim pelo sentimento de responsabilidade.

Senso da economia e combate ao desperdício:   este é o ponto máximo do programa, onde se encerra o ciclo de implementação do mesmo, pois uma vez que os setes sensos mencionados anteriormente estejam sendo operados e integrados ao comportamento dos colaboradores, estes se sentem motivados a propor melhorias e modificações, a fim de combater os desperdícios, bem como reduzir os custos e aumentar a produtividade.

A implementação deste senso, deve partir dos gestores, reunindo gerentes, supervisores e chefes para que possam  formar grupos/gerência/responsável no combate ao desperdício.

Deve-se também, escolher líderes de diferentes áreas para analisar os desperdícios em geral, a função básica deste líder, será de motivar os colaboradores para que apresentem sugestões de melhorias, por mais simples que sejam.

Redução de Gastos: Considerações Finais

Reduzir gastos no cenário atual é quase obrigação. Independentemente da metodologia e das ferramentas utilizadas,é fundamental internalizar na organização como um todo o hábito de otimizar os recursos e reduzir os gastos.