Mapeamento de Processos: Como Fazer

Você, como gestor, reconhece a importância do Mapeamento de Processos para não se sobrecarregar com inúmeras tarefas? Já se sentiu incapaz de delegar atividades aos seus funcionários?

A falta da distribuição de atividades aos responsáveis e a definição dos processos a serem realizados são problemáticas que dificultam o alcance da produtividade. Nesse sentido, para solucioná-los, fazer um mapeamento de processos é a melhor opção!

Por quê mapear os processos?

O Mapeamento de Processos tem a função de descrever objetivamente e em uma sequência lógica os tipos de processos que acontecem dentro da empresa, fazendo com que ela se torne cada vez mais produtiva e eficiente. Segue abaixo os principais benefícios do mapeamento:

Identificação dos gargalos operacionais:  identificar quais são os principais gargalos que estão impedindo o melhor andamento das atividades.

Padronização do processo produtivo: a padronização dos processos garante a reprodutibilidade do mesmo. 

Formalização do conhecimento: o mapeamento cataloga os processos da empresa, fazendo com que o funcionamento da empresa seja conhecido por qualquer funcionário.

Otimização e aumento da produção: otimização dos processos, reduzindo os custos desnecessários que interferem na eficiência.

Melhora da qualidade do produto ou serviço: com o mapeamento de processos, a empresa recebe insumos que permitem uma melhora da qualidade dos produtos, serviços e estrutura da empresa como um tudo.

Como mapear processos de forma eficiente?

Existem vários métodos para realizar o mapeamento e em mais de 30 anos de experiência, a FCAP JR. Consultoria desenvolveu uma metodologia que se encaixa na realidade das empresas de acordo com as dificuldades mais comuns observadas por nossa equipe nas empresas.

A metodologia tem o objetivo de definir o roteiro que contenha conhecimentos, ferramentas e técnicas para a execução do serviço. As etapas definidas são: A Coleta de dados, o Mapeamento As is e o Mapeamento To be.

1ª etapa: Coleta de dados

Nessa etapa, o intuito é de recolher o máximo de informações possíveis, identificando os responsáveis por cada atividade bem como sua frequência e duração, registrando todos os detalhes mesmo aqueles julgados como não tão importantes.

É de suma importância que os funcionários entendam as melhorias que o serviço irá trazer. Diante disso, sua colaboração em fornecer os dados de forma fidedigna é essencial para um resultado tangível.

Um meio de realizar essa conscientização é o Workshop de sensibilização. Nele, são repassadas as informações do serviço de forma transparente para os colaboradores da empresa.

2ª etapa: Mapeamento As is

O mapeamento As Is (como é) elabora o mapeamento a partir da análise dos processos coletados na etapa anterior. Dessa forma, ele tem a função de mapear os processos como eles são realmente executados na empresa. Essa etapa fornece um panorama dos processos para realização de uma análise mais detalhada. Assim, ela apontará quais os pontos fortes e fracos da empresa e quais os gargalos que estão restringindo a capacidade produtiva.

Com a identificação dos gargalos, é possível traçar planos de ação para trabalhar em busca de melhorias para o processo.

Podemos observar um exemplo prático disso quando é analisado o processo de atendimento de um Restaurante: um processo não otimizado, onde uma funcionária tem que fatiar os ingredientes de forma manual, acaba atrasando toda a produção de pizza, o que torna o atendimento ao cliente mais demorado. Desse modo, esse gargalo pode ser identificado em um Mapeamento as is.

3ª etapa: Mapeamento To be

O Mapeamento To be remodela os processos. Ou seja, com ele, encontramos soluções para os problemas analisados na etapa anterior e criamos um novo mapeamento de processos que os funcionários devem seguir ao executar as tarefas.

No Mapeamento, criamos um padrão de qualidade que será mantido mesmo quando a tarefa precisar ser realizada por outra pessoa. Dessa forma, é possível otimizar os processos e eliminar o trabalho desnecessário.

Após redesenhar os processos no Mapeamento To be, é importante repassar todo o novo fluxo de trabalho para os funcionários, fazer uma sensibilização, e, se for o caso deixar exposto na empresa os novos processos.

Voltando ao exemplo da pizza, uma remodelagem no processo seria a implementação de uma máquina que auxiliasse a cortar os materiais. Assim, otimizando o tempo de produção e melhorando o tempo de espera do produto.

Formas de apresentação do Mapeamento de Processos

Podemos apresentar o Mapeamento por meio do BPMN (Business Process Model and Notation). Essa notação gráfica descreve as etapas de um processo de negócios ponta a ponta e atualmente é a notação mais adotada e utilizada no mundo.

As principais vantagens do uso dessa notação são a sua vasta adoção pelo mercado mundial e o estabelecimento de uma linguagem única para o mercado como um todo.

Os processos são elaborados a partir do BPMCBOK, que é um guia de boas práticas sobre o BPMN e instrui o gerenciamento de processos de negócios. Dessa maneira, esse material pode ser associado ao PMBOK, o qual instrumentaliza as boas práticas no gerenciamento de projetos.

Para modelar, é necessária uma ferramenta, como o Bizagi, para realizar o Mapeamento de acordo com as boas práticas do BPMCBOK e a linguagem do BPMN.

Uma das desvantagens do BPMN é que ele não facilita a utilização no dia a dia em geral. Isso porque, ele não é de fácil entendimento para todos os funcionários da empresa. Por isso, indicamos mapear os processos também de forma mais visual para facilitar a compreensão dos funcionários no dia a dia.

Qual a melhor forma de Mapear Processos?

A terceirização do mapeamento dos processos é uma prática cada vez mais comum e importante nas organizações modernas. Consiste em contratar uma empresa especializada para realizar a análise, documentação e otimização dos fluxos de trabalho da empresa.

Dessa forma, a empresa se beneficia da experiência e conhecimento desses profissionais, que estão acostumados a lidar com diferentes tipos de negócios e desafios. Nesse sentido, essa expertise pode trazer novas perspectivas e abordagens inovadoras, resultando em melhorias significativas nos processos internos.

Também, ao delegar essa responsabilidade a uma empresa externa, a organização pode concentrar seus esforços e recursos em suas atividades principais, aumentando sua eficiência e produtividade. Ademais, a imparcialidade e objetividade que os profissionais externos trazem para o processo são valiosas para promover mudanças e melhorias significativas nos fluxos de trabalho.

Por isso, a FCAP JR. Consultoria oferece a solução de Mapeamento e Otimização de Processos para que possamos impactar cada vez mais empresas. Você pode solicitar uma reunião gratuita conosco através deste link. Estamos 100% disponíveis para te ajudar!

Conclusão

Portanto, é evidente que toda empresa deve ter os processos bem definidos e que a definição desses processos através do Mapeamento é a melhor solução para identificar e resolver os problemas que afetam a produtividade da organização.

Portanto, ao se preocupar em ter os processos bem definidos, uma empresa se torna mais estruturada e preparada. Além disso, o Mapeamento de Processos fornece outros benefícios como: redução de gastos desnecessários, aumento na qualidade, integração entre as áreas e melhor aproveitamento do tempo.